外注先の役職者に事情を話し、担当者を替えてもらうのが一番です。外注先が「貴社の仕事を請け負いたい」と考えているのであれば、それなりの対応をしてくれるはずです。
ただ、外注先の担当者自体が役職者である場合は、厄介です。そもそも、その会社自体が未熟な可能性があるからです。
もしかすると、貴社が外注先を選定する際に、会社の規模や実績の華やかさを重視してしまった結果かもしれません。パンフレットやマニュアル、書籍、雑誌などを手掛ける制作会社・印刷会社は、一握りの優秀な人材と多数の未熟な人材で構成されているケースが少なくありません。ですから必然的に、規模の大きい会社には未熟な人材も多いのです。その点では、規模の小さな会社も外注先の候補にしてはいかがでしょうか。